Ein Foto mit dem Gesicht einer konkreten Person ist nach der DSGVO ein personenbezogenes Datum — genau wie ein Name oder eine E-Mail-Adresse. Bei einer privaten Hochzeit lösen die meisten Menschen das mit gesundem Menschenverstand, bei einem Firmenevent oder einer Konferenz lohnt es sich, ein paar konkrete Dinge zu wissen.
Wann die DSGVO auch für Ihre Eventfotos gilt
Wenn Sie Fotos nur für sich und die Familie sammeln (typische Hochzeit), fällt das meist unter die „Ausnahme für persönliche oder familiäre Tätigkeiten“, und die DSGVO gilt nicht in vollem Umfang. Sobald Fotos geschäftlich genutzt werden — auf der Website, in sozialen Medien, in Werbematerial für die nächste Konferenz — handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten, für die die DSGVO voll gilt.
Was ein Veranstalter eines Firmenevents sicherstellen sollte
- Teilnehmer vorab informieren — in der Einladung oder bei der Registrierung angeben, dass beim Event fotografiert wird und Fotos zu Werbezwecken genutzt werden können.
- Eine Möglichkeit zum Ablehnen — einen Platz, an den sich ein Teilnehmer stellen kann, der nicht fotografiert werden möchte, oder eine Möglichkeit, die Löschung eines bestimmten Fotos nach dem Event zu beantragen.
- Einen klaren Zweck — Fotos für ein internes Archiv sind ein anderer Fall als Fotos für eine öffentliche Werbekampagne; der Zweck sollte schon beim Sammeln klar sein, nicht nachträglich erfunden werden.
- Eine angemessene Speicherdauer — Fotos von einem einmaligen Event müssen nicht ohne klaren Zweck unbegrenzt gespeichert bleiben.
Wo Ihre Daten physisch liegen, ist wichtiger, als es scheint
Fotos, die über ein Tool mit Servern außerhalb der EU hochgeladen werden, unterliegen einem komplizierteren rechtlichen Rahmen (Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland). Ein Tool mit Datenspeicherung direkt in der EU beseitigt diese Komplikation — und ist bei Firmenevents eine der ersten Fragen der Compliance-Abteilung.
Eine praktische Empfehlung
Bei der Wahl eines Tools zum Sammeln von Gästefotos lohnt es sich, drei Dinge zu prüfen: wo die Daten liegen, ob der Anbieter einen unterschriftsfertigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hat, und wie lange Fotos nach dem Event gespeichert werden. Pixelka hat diese Antworten öffentlich verfügbar — die Datenschutzerklärung und einen unterschriftsfertigen AVV finden Sie direkt auf der Website, ohne danach fragen zu müssen.
Dieser Artikel ist ein allgemeiner Überblick, keine Rechtsberatung — bei Firmenevents mit sensiblerem Publikum (etwa Kinder, Gesundheitsveranstaltungen) empfehlen wir eine individuelle Beratung durch einen Anwalt.