Fotka s tvárou konkrétnej osoby je podľa GDPR osobný údaj — rovnako ako meno alebo e-mail. Pri súkromnej svadbe to väčšina ľudí rieši zdravým rozumom, pri firemnom evente alebo konferencii sa už oplatí vedieť pár konkrétnych vecí.
Kedy sa GDPR týka aj vašich fotiek z eventu
Ak fotky zbierate len pre seba a rodinu (typická svadba), ide zväčša o „výnimku pre osobnú potrebu" a GDPR sa neaplikuje v plnom rozsahu. Akonáhle sa fotky použijú firemne — na webe, sociálnych sieťach, v propagačných materiáloch budúceho ročníka konferencie — už ide o spracúvanie osobných údajov, na ktoré sa GDPR vzťahuje naplno.
Čo by mal organizátor firemného eventu zabezpečiť
- Informovanosť účastníkov vopred — v pozvánke alebo pri registrácii uveďte, že sa na evente fotí a fotky sa môžu použiť na propagáciu.
- Možnosť odmietnuť — miesto, kam sa účastník, ktorý nechce byť fotený, môže postaviť, alebo spôsob, ako požiadať o odstránenie konkrétnej fotky po evente.
- Jasný účel — fotky na interný archív sú iný prípad než fotky do verejnej reklamnej kampane; účel by mal byť jasný už pri zbere, nie dodatočne vymyslený.
- Primeranú dobu uchovávania — fotky z jednorazového eventu nemajú dôvod ostať uložené donekonečna bez jasného účelu.
Kde fyzicky sedia dáta, je dôležitejšie, než sa zdá
Fotky nahraté cez nástroj so servermi mimo EÚ podliehajú komplikovanejšiemu právnemu rámcu (prenos osobných údajov do tretej krajiny). Nástroj s dátami uloženými priamo v EÚ túto komplikáciu odstraňuje — a je to jeden z prvých bodov, na ktorý sa pri firemných eventoch pýta oddelenie compliance.
Praktické odporúčanie
Pri výbere nástroja na zber fotiek od hostí sa oplatí overiť tri veci: kde sedia dáta, či má poskytovateľ zmluvu o spracúvaní údajov (DPA) pripravenú na podpis, a ako dlho fotky uchováva po evente. Pixelka má tieto odpovede verejne dostupné — Ochrana osobných údajov a DPA na podpis nájdete priamo na webe, bez nutnosti si o ne písať.
Tento článok je všeobecný prehľad, nie právne poradenstvo — pri firemných eventoch s citlivejším publikom (napríklad deti, zdravotnícke podujatia) odporúčame konzultáciu s právnikom na mieru.
