Fotka s tváří konkrétní osoby je podle GDPR osobní údaj — stejně jako jméno nebo e-mail. Při soukromé svatbě to většina lidí řeší zdravým rozumem, u firemní akce nebo konference se už vyplatí vědět pár konkrétních věcí.
Kdy se GDPR týká i vašich fotek z akce
Pokud fotky sbíráte jen pro sebe a rodinu (typická svatba), jde většinou o „výjimku pro osobní potřebu“ a GDPR se neaplikuje v plném rozsahu. Jakmile se fotky použijí komerčně — na webu, sociálních sítích, v propagačních materiálech příštího ročníku konference — jde už o zpracování osobních údajů, na které se GDPR vztahuje naplno.
Co by měl organizátor firemní akce zajistit
- Informovanost účastníků předem — v pozvánce nebo při registraci uveďte, že se na akci fotí a fotky se mohou použít na propagaci.
- Možnost odmítnout — místo, kam se účastník, který nechce být fotografován, může postavit, nebo způsob, jak požádat o odstranění konkrétní fotky po akci.
- Jasný účel — fotky pro interní archiv jsou jiný případ než fotky do veřejné reklamní kampaně; účel by měl být jasný už při sběru, ne dodatečně vymyšlený.
- Přiměřenou dobu uchovávání — fotky z jednorázové akce nemají důvod zůstat uložené donekonečna bez jasného účelu.
Kde fyzicky sedí data, je důležitější, než se zdá
Fotky nahrané přes nástroj se servery mimo EU podléhají komplikovanějšímu právnímu rámci (přenos osobních údajů do třetí země). Nástroj s daty uloženými přímo v EU tuto komplikaci odstraňuje — a je to jeden z prvních bodů, na které se u firemních akcí ptá oddělení compliance.
Praktické doporučení
Při výběru nástroje na sběr fotek od hostů se vyplatí ověřit tři věci: kde sedí data, jestli má poskytovatel smlouvu o zpracování údajů (DPA) připravenou k podpisu, a jak dlouho fotky uchovává po akci. Pixelka má tyto odpovědi veřejně dostupné — zásady ochrany osobních údajů a DPA k podpisu najdete přímo na webu, bez nutnosti si o ně psát.
Tento článek je obecný přehled, ne právní poradenství — u firemních akcí s citlivějším publikem (například děti, zdravotnické akce) doporučujeme konzultaci s právníkem na míru.