Zdjęcie z twarzą konkretnej osoby to według RODO dane osobowe — tak samo jak imię czy e-mail. Przy prywatnym weselu większość ludzi rozwiązuje to zdrowym rozsądkiem, przy imprezie firmowej czy konferencji warto już znać kilka konkretnych rzeczy.
Kiedy RODO dotyczy też waszych zdjęć z imprezy
Jeśli zbieracie zdjęcia tylko dla siebie i rodziny (typowe wesele), zwykle chodzi o „wyjątek dla celów osobistych” i RODO nie stosuje się w pełnym zakresie. Gdy tylko zdjęcia zostaną wykorzystane komercyjnie — na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, w materiałach promocyjnych na przyszłoroczną konferencję — staje się to przetwarzaniem danych osobowych, do którego RODO stosuje się w pełni.
Co powinien zapewnić organizator imprezy firmowej
- Wcześniejsze poinformowanie uczestników — w zaproszeniu lub przy rejestracji podajcie, że na imprezie będą robione zdjęcia i mogą być wykorzystane do promocji.
- Możliwość odmowy — miejsce, w którym może stanąć uczestnik niechcący być fotografowanym, lub sposób na poproszenie o usunięcie konkretnego zdjęcia po imprezie.
- Jasny cel — zdjęcia do wewnętrznego archiwum to inny przypadek niż zdjęcia do publicznej kampanii reklamowej; cel powinien być jasny już przy zbieraniu, nie wymyślony później.
- Rozsądny okres przechowywania — zdjęcia z jednorazowej imprezy nie mają powodu pozostawać zapisane bezterminowo bez jasnego celu.
To, gdzie fizycznie znajdują się dane, jest ważniejsze, niż się wydaje
Zdjęcia przesyłane przez narzędzie z serwerami poza UE podlegają bardziej skomplikowanym ramom prawnym (przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego). Narzędzie z danymi przechowywanymi bezpośrednio w UE eliminuje tę komplikację — i to jedna z pierwszych rzeczy, o które pyta dział compliance przy imprezach firmowych.
Praktyczna rekomendacja
Przy wyborze narzędzia do zbierania zdjęć od gości warto sprawdzić trzy rzeczy: gdzie znajdują się dane, czy dostawca ma gotową do podpisu umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) oraz jak długo przechowuje zdjęcia po imprezie. Pixelka udostępnia te odpowiedzi publicznie — politykę prywatności i gotowe do podpisu DPA znajdziecie wprost na stronie, bez konieczności proszenia o nie.
Ten artykuł to ogólny przegląd, nie porada prawna — przy imprezach firmowych z bardziej wrażliwą publicznością (na przykład dzieci, wydarzenia medyczne) polecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.